Megújul a tagnyilvántartás (Vakok Világa)

Mint az már sokak számára ismert, hosszas előkészületek után az idén elkészült a Szövetség legújabb, immár Windows alatt működő tagnyilvántartó programja. Az elmúlt hónapokban az én feladatom volt a Szövetség minden megyei szervezeténél telepíteni és betanítani a program használatát.

Ez meg is történt, június és november között 18 vidéki szervezetnél jártam (Pesten már korábban megtörtént a bevezetés), és ezúton is szeretném megköszönni a megyei szervezeteknél dolgozó adminisztrátorok segítségét, amellyel ezt a tevékenységemet támogatták. Bízom benne, hogy az új program hatékonyan segíti majd a munkájukat, és hamarosan kiváltja mind a kartonos, mind a DOS-os programmal történő tagnyilvántartást.

Amint az több fórumon is elhangzott már, az új rendszer legfontosabb tulajdonságai a modern felület, a könnyebb kezelhetőség, még ha a program megszokást is igényel, illetve az egységesség, és ezzel összefüggésben az a tény, hogy az új program segítségével minden eddiginél egyszerűbben össze lehet állítani egy teljes, országos adatbázist a tagokról. A program felsorolt tulajdonságaiból számtalan előny következik, ezek közül a legfontosabb a különböző statisztikai adatok kinyerésének a lehetősége úgy megyei, mint országos szinten.

Tudni kell, hogy a tagnyilvántartásban a jelenleg rendelkezésünkre álló adatok még nem teljesen pontosak. Ennek néha csak technikai okai vannak, például ahonnan nem kaptunk meg minden kartont, ott a hiányzókat az adminisztrátoroknak kell még felvinni, illetve szinte minden kartonos megyében előfordult, hogy két tag azonos törzsszámon volt nyilvántartva, egyelőre ezek is kimaradtak az adatbázisból. Előfordultak konverziós problémák is, például, ahol számítógépes nyilvántartás volt, de ehhez nem a szokásos DOS-os programot használták, a hiányzó információk pótlása ott is az adminisztrátorok feladata lesz. Az említett okok miatt hiányzó adatok száma azonban statisztikai értelemben elhanyagolható, ráadásul belátható időn belül pótolhatóak.

Sokkal komolyabb nehézséget jelent azoknak az adatoknak a beszerzése, amelyek jelenleg semmilyen formában nem találhatóak meg a szövetség nyilvántartásában. Telefonszáma például ma már gyakorlatilag mindenkinek van, sokaknak vezetékes és mobilszáma is, mégis, a szövetség nyilvántartásában jelenleg a tagok kevesebb mint egyharmadának (Pest megyét nem számítva: egyhatodának) szerepel csak a telefonszáma.

Informatikai szinten ezt a problémát úgy kellene megoldani, hogy a tagnyilvántartó programban újra és újra ellenőrizni kellene a tagok adatait, a hiányzókat pótolni, például a tagdíjbefizetés idején vagy más alkalommal, amikor személyes találkozó jön létre a tag és az adminisztrátor között. Az egyre pontosabban nyilvántartott (és a központba visszaküldött) adatok aztán idővel egyre pontosabb statisztikai eredmények kinyerését teszik lehetővé. A gyakorlatban azonban a tagok adatainak folyamatos egyeztetése meglehetősen nehéz feladat elé állítja az adminisztrátorokat, mert sokan csak ritkán, vagy egyáltalán nem jelennek meg személyesen a megyei irodákban.

Csak részben tartozik ide, de a pályázatokról és más lehetőségekről való értesítés is megoldatlan az olyan tagok esetében, akik nem tartanak rendszeres kapcsolatot a szervezettel, és például a Vakok Világa folyóiratnak vagy az e-mailes hírlevélnek sem előfizetői. A probléma megoldására érdekes kísérlet volt például Fejér megyében egy évtizeddel ezelőtt a riadólánc, amikor a tagok egymást értesítették az új hírekről, lehetőségekről. Egy másik ötlet, ami jelenleg is sokfelé működik, hogy a megyei szervezetek az éves taggyűlésre szóló meghívók mellett, ugyanabban a levélben az aktuális pályázatokról is értesítést küldenek.

Ahhoz, hogy az általános, mindenkinek megfelelő megoldást megtaláljuk, valamiféle közös gondolkodásra lenne szükség, ahogy természetesen az emberi és anyagi lehetőségeket is figyelembe kell venni. Mindenesetre az önállósuló megyei szervezeteknek alapvető érdeke lesz a tagok hatékonyabb elérése és kiszolgálása, amihez a pontos tagnyilvántartás csak az alapot jelenti – ehhez az informatikai háttér ma már a rendelkezésükre áll.

Szatmári Péter
Vakok Világa, 2004. december

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük